Como criar um Cronograma Agile - Site Campus

Como criar um Cronograma Agile

cronograma_agil

Você é responsável por uma equipe ágil e vê a necessidade de criar um cronograma formal. O que fazer? Afinal, você já controla tudo no Kanban. Vamos abordar o assunto e ajudar você a criar um Cronograma Agile.

No artigo anterior falamos sobre os problemas em projetos de implantação ERP, mostrando a importância que temos que dar para o valor esperado pelo cliente. E para entregar valor, precisamos de planejamento. E quando falamos em planejamento, muitos pensam apenas em: cronograma, tema do nosso artigo de hoje.

Qual a primeira coisa que você, Gerente de Projetos, escuta quando começa um novo projeto, recebe um novo contrato ou apenas menciona que é o Gerente do novo projeto? Provavelmente é: “Ok, contrato assinado. Quando você vai me mandar o cronograma?” Este estereótipo é bem comum, de que os Gerentes de Projetos apenas controlam e coordenam cronogramas..

Você começa um projeto, se lembra de todas as etapas. Cria um belo de um PGP, uma TAP bem organizada, revisa o business case e o cliente apenas quer o cronograma

O cliente acredita que só porque assinou um contrato o trabalho visível aparecerá na mesma semana. Dependendo do tipo de projeto, o planejamento pode durar meses.


Ah, mas projetos ágeis você não leva meses planejando.

Depende do ponto de vista. Se você cria sprints para simular um cenário, criar spikes, criar protótipos para validar a idéia do cliente, no ponto de vista do cliente você está apenas planejando, testando e validando a idéia. Ainda existem as chances de você desistir dela.

Isso acontece por falhas no início do processo. O vendedor do projeto não deixa claro qual é a sua função. Você mesmo começa o projeto e não explica o que faz.

Mesmo com planejamentos demorados, você pode ser ágil. Pode organizar um cronograma com as primeiras fases e iniciar os trabalhos mesmo sem saber com exatidão as datas futuras do projeto.

Afinal, o que é um Cronograma?

Uma lista de atividades, marcos, tarefas e entregas. Basicamente um cronograma é isso. O erro é quando o gerente quer criar um cronograma contendo TUDO o que vai acontecer no projeto. Isso apenas irá gerar um cronograma imenso e de administração quase impossível.

cronograma

Veja este exemplo acima. Cheio de atividades curtas. Sabia que este exemplo acima é um modelo já pronto do Projet 2013? Nada ágil! Este exemplo acima tem nada menos que 100 atividades para um projeto de apenas 6 meses!

Outro erro é tentar sequenciar tudo (modelo cascata). Se você olhar no exemplo acima, verá que as atividades sempre dependem de alguma antes. Dificilmente o gerente que trabalha com este tipo de cronograma consegue trabalhar com atividades em paralelo ou com mais de uma equipe.

Agora imagine um projeto de 2, 3 anos. Um cronograma com 300, 400, 1000 atividades. Fica impossível de acompanhar!

Cronograma Ágil

Você já tem uma TAP assinada, já levantou os primeiros requisitos. O Backlog já está priorizado e provavelmente já terá um cronograma macro.

Imagine um projeto convencional de pintura:

  • Pintar o Quarto
    • Pintar as Paredes do Quarto
      • Separar as Tintas
      • Pegar materiais
      • Misturar cores
      • Preparar pintura
      • Pintar a parede 1
      • Pintar a parede 2
      • Dar acabamento

Se este trabalho vai levar apenas 2 horas, porque detalhar tanto? Você poderia montar algo parecido com isso:

  • Pintar o Quarto
    • Preparar todo o Material
    • Pintar as 2 Paredes

Pense nisso ao montar seu cronograma. Atividades curtas podem ser agrupadas. Está usando scrum? Provavelmente você já terá as tarefas estimadas, bastando inserí-las no Project. Você ainda pode criar no Project um modelo focado em Entregas, com Marcos:

  • Pintar o Quarto
    • Preparar todo o Material (1 hora + custo + materiais)
    • Pintar as 2 Paredes (2 horas de recurso de trabalho)
  • Entregas
    • Parede Totalmente Pintada (Zero de duração, um marco de entrega)
    • Quarto Totalmente Finalizado (Zero de duração, um marco de entrega)

Assim você poderá controlar o consumo do seu projeto e visualizar os marcos de entrega.

Agora, como ficaria um cronograma montado em Sprints? Podemos usar o Project? Claro!

cronograma2

Você não precisa detalhar cada atividade do pintor, apenas o que for relevante aparecer no cronograma, afinal, sua equipe é organizada e consegue trabalhar com o quadro Kanban. Se ele é bem monitorado, você não precisaria de um cronograma formal. Porém muitos clientes preferem acompanhar desta forma, portanto você pode transferir o que acontece no Kanban para o Project.

Veja um quadro Kanban abaixo, com as atividades organizadas e separadas por etapas do projeto:

kanban

Pense que a melhor ferramenta é aquela que irá ajudá-lo a conduzir o projeto e a entregar o valor. Se você não precisa de relatórios longos, não tem necessidade de armazenar tantas informações de histórico, o quadro Kanban como o mostrado acima poderá atender sua necessidade de acompanhamento.

Ah, mas minha equipe é remota e não pode trocar posti-its

Existem diversas ferramentas, como o Trello, que simulam um quadro. Basta a sua equipe manter os dois sincronizados. Você pode ir além: mostrar seu quadro em uma televisão para toda a equipe e transmitir as imagens pela internet.

Imprevistos acontecem, imagine ter que ajustar o cronograma cada vez que alguém muda a ordem em que trabalhará no projeto? Imagine ter que gerar relatório de mudança, passar pelo PMO, só porque na hora do trabalho o pintor resolveu pintar a parede 4 antes da 1?

Lembre-se: O que importa ao cliente é sempre o valor do projeto. Ele quer o quarto pintado, não importa se você vai começar pela parede 1 ou 4. O importante é você validar com ele o trabalho em andamento. Pintou a parede 1? Mostre ao cliente. De repente ele não gostou da cor e quer ajustar.

Ah, mas o pintor colocou a cor na tinta branca para as 4 paredes

Erro de planejamento! Por maior que seja sua certeza do escopo, deve ter cuidado em como utiliza seus recursos pois a necesidade do cliente pode mudar e você terá gerado desperdício. Já pensou montar um cronograma detalhado de 6 meses, estudando a alocação dos recursos, a % de trabalho, disponibilidade, cadastrar feriados, levar dias para montar e seu cliente resolve adiar o projeto em 1 mês? Se planejou da maneira convencional, terá perdido a maior parte do trabalho. Se planejou usando SCRUM poderá ajustar seu cronograma em minutos.

Confie na sua equipe. Planeje em ciclos, pense com o dono do projeto tudo o que poderá acontecer apenas nos próximos ciclos e entregue o que ele espera.

E se você gosta mesmo de ágil, aproveite para rever os conceitos em nosso curso gratuito de SCRUM! 

Gostou do artigo? Tem algum comentário ou quer discutir o assunto? Use os comentários abaixo! Obrigado pela leitura!

Tags: , ,

Mostrar botões
Esconder botões