Processo Criar a Visão do Projeto - SBOK SCRUMstudy

Conheça o Processo Criar a Visão do Projeto no Gerenciamento Ágil de Projetos

Conheça o Processo Criar a Visão do Projeto no Gerenciamento Ágil de Projetos

Neste artigo, apresentaremos o processo Criar a Visão do Projeto, da fase Iniciar do Scrum de acordo com o Scrum Body of Knowledge, da SCRUMstudy. A fase Iniciar é composta por 6 processos. Além da fase Iniciar, existem ainda outras 4 fases: Planejar e Estimar, Implementar, Revisão e Retrospectiva e Release.

Propósito do Processo Criar a Visão do Projeto

Já tive a oportunidade de trabalhar em grandes empresas e em mais de uma delas encontrei uma metodologia própria de gerenciamento de projetos onde havia um documento chamado “Documento de Visão do Projeto”. O documento de visão tem por objetivo apresentar o escopo preliminar daquele projeto, seus objetivos, metas, a justificação de sua existência. Um documento de visão é geralmente revisado várias vezes antes do início do projeto até que satisfaça a visão dos patrocinadores daquele projeto. Ele não representa a visão do gerente de projetos ou da equipe, mas de quem está bancando aquela iniciativa – seja apoio da alta gerência, que acredita na ideia, ou de um cliente. No documento de visão vamos encontrar os subsídios para justificar os projetos. No gerenciamento tradicional, existe uma versão para este documento que é o “Termo de Abertura do Projeto”. Podemos considerar ambos os documentos correlatos, irmãos, mas que podem ter diferenças – principalmente porque o documento de visão faz parte da cultura ágil mais do que da tradicional e não requer o apontamento de um gerente de projetos, por exemplo. Vamos conhecer agora as entradas, ferramentas e saídas da criação da visão do projeto:

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Entradas

Caso de Negócio do Projeto*

Um caso de negócio é um documento geralmente oriundo da área de novos negócios ou comercial. É uma justificativa com viés mercadológico para a criação de um novo projeto. Pode apresentar índices financeiros, retorno projetado, número de clientes, demanda e assim por diante. Não raro apresenta uma análise ambiental de forças e fraquezas e listas de obstáculos a serem enfrentados.

É uma entrada obrigatória para a criação da visão do projeto!

Dono do Produto do Programa

Nem todos os projetos vão estar inseridos em programas, mas caso o projeto em pauta esteja, é preciso reconhecer esta parte interessada antes mesmo de reconhecer os demais membros da equipe Scrum. É o Dono do Produto do Programa quem vai organizar as necessidades do cliente dentro de um programa específico e delegar determinadas necessidades e produtos para um projeto dentro dos que ele gerencia. Ele provavelmente vai ser aquele quem demandou o caso de negócios e possivelmente será um dos patrocinadores do projeto em questão.

Scrum Master do Programa

O Scrum Master do Programa, existindo um programa e este papel, irá organizar as práticas Scrum, sua implementação e coordenação dos demais Scrum Masters. Ele é o representante destes e pode interagir e também fazer parte do Scrum Guidance Body.

Stakeholder(s) do Programa

Partes interessadas de forma geral que possam ser consultadas para verificar a visão do projeto e validar a mesma, pois é para as partes interessadas que o projeto tem mais valor. Podemos considerar como partes interessadas até mesmo o time Scrum, mas neste caso é importante ter em mente a diretoria da empresa, gerentes de alto escalão, clientes e usuários. O projeto é, mais do que para o time, para eles!

Dono do Produto Chefe

Um projeto pode estar dentro de um programa ou portfólio e pode ter vários times de Scrum trabalhando, portanto, nestes casos, é preciso ter um Scrum Master Chefe e um Dono de Produtos Chefe. Isso porque estes “chefes” vão organizar os demais Donos de Produto e Scrum Masters. Importante ter esta parte identificada já na criação da visão do projeto para poder garantir melhor aderência de todos os times frente ao projeto.

Backlog do Produto do Programa

Necessidades e requisitos de alto nível para o Programa que devem ser distribuídas entre os projetos daquele programa. Podemos considerar este backlog como um registro de épicos que devem ser executados por projetos distintos. Ao analisar um backlog de programa, é possível ter uma noção geral de todos os projetos necessários ou em execução.

Teste do Projeto

Considere como teste do projeto um protótipo para validação daquele caso de negócio ou daquela ideia, com adição de variáveis de projeto – não só o produto em si, mas estimativas de tempo, custos e etc.

Prova de Conceito

É a validação do produto por trás de um teste de projeto. Pode ser feita em separado.

Visão da Empresa

A visão do Site Campus, por exemplo, é ser a principal escola online de cursos de gestão de projetos da América Latina até 2025. Você precisa conhecer a visão da empresa onde vai gerir projetos para elaborar um documento de visão!

Missão da Empresa

A missão do Site Campus é oferecer conhecimento que alavanque as carreiras e vidas profissionais de todos os nossos alunos por meio de treinamentos online em gerenciamento de projetos. Fica fácil, com a visão e a missão, alinhar um documento de visão de projeto para uma empresa.

Estudo de Mercado

Não necessariamente isolado, um estudo de mercado pode ser executado por um departamento de marketing ou um departamento comercial e já estar junto do caso de negócios, documento obrigatório para este processo. Não fazendo parte do referido documento, é uma entrada importante na elaboração de um documento de visão.

Recomendações do Scrum Guidance Body

O SGB é um conjunto de partes interessadas e mentores que podem dar direcionamentos para o responsável pela elaboração do documento de visão. Este grupo de profissionais pode, inclusive, direcionar o profissional responsável para métodos e ativos organizacionais relevantes neste esforço. Um documento de visão será, geralmente, elaborado pelo Dono de Produto do Projeto, do Programa ou do Portfólio.

Ferramentas

Reunião da Visão do Projeto*

Imagine, tendo o caso de negócio em mãos, elaborar um documento de visão de projeto sem ter a opinião ou a perspectiva de partes interessadas relevantes – como o cliente, por exemplo. Por isso esta é uma ferramenta obrigatória no Scrum da SCRUMstudy. Sem esta reunião, o documento de visão gerado por meio deste processo não será válido. É preciso envolver todos que tenham interesse direto no projeto para capturar a essência deste interesse e construir uma visão coerente.

Ferramenta obrigatória!

Sessões de JAD

Nas provas da SCRUMstudy você não terá de determinar ou apresentar detalhes, nem mesmo responder detalhes, sobre JAD. Por isso não vamos explorar o tema em profundidade. JAD é Joint Application Design. Resumindo, é uma técnica para coletar requisitos e entender melhor qual o escopo, objetivo e propósito de um projeto. Nesta reunião devem ser apontados um facilitador e um escrivão. Um facilitador vai levantar debates sobre um produto ou projeto para que as partes envolvidas respondam enquanto o escrivão registra aqueles pontos de vista.

Análise SWOT

Confira a imagem abaixo. Nela, vemos uma matriz com forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Você deve analisar fatores ambientais em busca destes itens. Analisando forças e fraquezas, você pode encontrar oportunidades e ameaças. Estas informações são relevantes ao mercado, oportunidades de negócio, ameaças tecnológicas, de recursos humanos e assim por diante.

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Análise de Gap

Também acompanhada de imagem, confira abaixo, esta é uma análise simples que pode ser feita perguntando-se: onde quero chegar e o que preciso para chegar onde quero? O que você precisa para atingir seus objetivos, frente ao que você ainda não tem, são seus gaps. Esta listagem vai ajudar na construção do projeto. Se você quer chegar ao outro lado de um rio, precisa de uma ponte. Seu projeto pode muito bem o de construção de uma ponte, não?

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Saídas

O Dono do Produto é Identificado*

Este papel é obrigatório no Scrum e precisa ser identificado como resultado deste processo. Apesar de não necessariamente ser aquele quem irá iniciar o processo, deve ser apontado tal profissional ao longo da execução deste processo. O Dono do Produto do Programa, por exemplo, pode iniciar o trabalho de criação da visão do projeto e, no decorrer do esforço, determinar um Dono do Produto para concluir o trabalho – já identificando e nomeando o mesmo.

Saída obrigatória do processo criar a visão do projeto!

Declaração da Visão do Projeto*

Podemos entender a declaração da visão do projeto como resultado de um esforço de análise de negócios. Isso porque o caso de negócios é uma saída de processos de análise de negócios voltada para estratégia. É até mesmo possível que esta declaração de visão do projeto já tenha em si um conjunto de épicos, ou requerimentos de alto nível para determinado projeto.

Em cursos e estudos preparatórios para certificações majoritariamente teóricas, sempre fica a pergunta: onde posso encontrar um modelo de declaração de visão? O ideal é que você elabore seu próprio documento com base na teoria. Quando tivermos recursos prontos, vamos sempre apontar para você. Utilize como exemplo o TAP que vamos apresentar abaixo. Ele pode ajudar bastante!

Saída obrigatória do processo criar a visão do projeto!

Termo de Abertura do Projeto

Fica mais fácil entender um Termo de Abertura de Projeto com a apresentação de um modelo próprio aqui do Site Campus, confira: http://sitecampus.com.br/documentos-de-projetos-termo-de-abertura-do-projeto-exemplo-pratico/

Não é uma saída obrigatória, mas é muito similar a ideia por trás do documento de visão e largamente utilizada em projetos com gerenciamento tradicional.

Orçamento do Projeto

Raramente você terá o orçamento definitivo do projeto como saída do processo de criar a visão do projeto, mas com certeza terá um orçamento preliminar, assim como riscos preliminares, cronograma preliminar e assim por diante. Tudo isso pode fazer parte do documento de visão e pode ser visto no exemplo acima de TAP. Confira!

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