Conheça o processo Criar as Tarefas - SBOK SCRUMstudy

Conheça o Processo Criar as Tarefas no Gerenciamento Ágil de Projetos

Conheça o Processo Criar as Tarefas no Gerenciamento Ágil de Projetos

Neste artigo, apresentaremos o processo Criar as Tarefas, da fase Planejar e Estimar do Scrum de acordo com o Scrum Body of Knowledge, da SCRUMstudy. A fase Planejar e Estimar é composta por 5 processos. Além da fase Planejar e Estimar, existem ainda outras 4 fases: Iniciar, Implementar, Revisão e Retrospectiva e Release.

Propósito do Processo Criar as Tarefas

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Pode ser um pouco confuso para quem estudou o Scrum tradicional pensar no processo Criar as Tarefas desvinculado do planejamento das Sprints. Tradicionalmente, a criação das tarefas e das histórias de usuário é feita em duas etapas em um único processo: o planejamento da Sprint. A Sprint é uma fase curta, ou ciclo, de desenvolvimento de produtos que tem curta duração para que riscos e mudanças sejam geridas ao longo de uma sucessão de fases ao invés de interferir na produção, interrompendo a construção dos produtos. Estes ciclos curtos permitem estabilidade ao time e também flexibilidade. Quando trabalhamos de forma ininterrupta por 1 até 6 semanas, conseguimos entregar valor e também gerir mudanças ao longo do tempo. Isso porque mudanças podem ser inseridas sempre no ciclo seguinte, blindando o time e o trabalho em cada Sprint corrente.

Voltando ao processo de Criar as Tarefas, vamos ver no Scrum da SCRUMstudy uma fase inteira dedicada para o planejamento – e este é o equivalente ao planejamento da Sprint tradicional. Criar as tarefas não é nada mais nada menos do que considerar as histórias de usuário já estimadas e comprometidas e quebrá-las em tarefas. Cada tarefa terá um dono e deve ser estimada a partir das mesmas técnicas já vistas nas estimativas de épicos e histórias de usuário.

Tradicionalmente, quebra-se o planejamento de uma Sprint em duas etapas: a estimativa das histórias, criação da tarefas e seu comprometimento e, depois, a estimativa das tarefas. Vamos aprender um pouco mais sobre a criação das tarefas neste artigo. Também, você verá que a SCRUMstudy quebra o processo de criar as tarefas em duas etapas, mas limitando estas etapas as tarefas e não incluindo aqui a estimativa de histórias de usuário – que foram feitas em outro processo.

Por fim, considero desnecessária a divisão deste esforço de construção e estimativa de tarefas em dois processos – mas foi assim que a SCRUMstudy fez. Tudo que vemos neste artigo será revisto, com algumas variações, no processo de Estimar as Tarefas. No curso que estamos desenvolvendo para formação em Scrum completa abordo esta opção da SCRUMstudy e esclareço eventuais confusões.

Conheça o Processo Criar as Tarefas no Gerenciamento Ágil de Projetos

Entradas

Time Central do Scrum

Já descrito no artigo sobre o processo Desenvolver os Épicos, clique aqui para conferir.

Entrada obrigatória neste processo!

Histórias de Usuário Aprovadas, Estimadas e Comprometidas*

Já descrito no artigo sobre o processo Aprovar, Estimar e Comprometer Histórias de Usuário, clique aqui para conferir.

Entrada obrigatória neste processo!

Ferramentas

Reuniões de Planejamento de Tarefas*

Esta é a reunião que antecede a execução de uma Sprint. Nela, o time analisará as histórias de usuário previamente estimadas e quebrará estas histórias em tarefas. Todo o Time Scrum deve estar presente – Dono do Produto, Scrum Master e desenvolvedores. Esta é uma reunião que tem tempo máximo estabelecido, sendo que não pode ultrapassar 8 horas para Sprints de 4 semanas (parâmetro do qual você pode deduzir a duração de reuniões para Sprints maiores ou menores).

Ao término desta reunião, a equipe de desenvolvimento terá estimado criado e estimado tarefas para a Sprint e poderá se comprometer com a entrega de um incremento do produto – algo que tenha valor para o cliente. Desta forma, sucessivamente, o time irá entregar valor ao longo das Sprints até a versão final do produto. Nem sempre o time entregará algo que possa ser posto em uso imediatamente, mas sempre algo que seja tangível e possa ser avaliado pelo cliente (ou Dono do Produto) para determinar se mudanças são necessárias e se o time está no caminho certo.

Apesar de ser possível explicar esta reunião em um único processo, a SCRUMstudy criou dois processos – um para cada etapa da reunião: criar as tarefas, para a primeira parte, e estimar as tarefas, para a segunda.

Confira a imagem do SBOK que nos apresenta a dinâmica da reunião de planejamento/criação de tarefas:

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Ferramenta obrigatória neste processo!

Cartas de Índice (ou Post-Its)

Esta é uma ferramenta simples. É possível escrever tarefas e histórias de usuário em post-its e colar os mesmos em um quadro, seguindo as regras e conceitos estabelecidos nos processos de criação de épicos e de histórias de usuários. Confira a imagem abaixo:

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Decomposição

Decomposição é quebrar algo grande em partes menores. É transformar um épico, ou entrega, em histórias de usuários, ou sub-entregas. Estas histórias de usuário devem então ser transformadas em tarefas. Criando as tarefas é possível criar histórias de usuário e, assim, realizar entregas. É como no exemplo já utilizado do avião: um avião pode ser uma entrega, as asas uma subentrega e a construção de flaps uma tarefas. Simples, não? Esta técnica deve ser utilizada na reunião de planejamento e criação de tarefas.

Determinação de Dependências

De acordo com o SBOK:

Existem inúmeros tipos de dependências: obrigatórias e discricionárias, internas e externas, ou alguma combinação destas dependências. Por exemplo, uma dependência pode ser tanto obrigatória quanto externa.

Dependências Obrigatórias—As dependências que são inerentes à natureza do trabalho, como uma limitação física, e podem ser devidas a obrigações contratuais ou requisitos legais. Por exemplo, o trabalho no primeiro andar não pode começar antes que a fundação do edifício esteja concluída. As dependências obrigatórias também são comumente descritas como lógica difícil.

Dependências Discricionárias—As dependências que são colocadas no fluxo de trabalho por opção. Normalmente, as dependências discricionárias são determinadas pelo Time Scrum, com base em experiências passadas ou em melhores práticas sobre um assunto ou domínio. Por exemplo, o time pode decidir completar uma tarefa antes de começar trabalhar em outra, porque é uma prática recomendada, mas não é obrigatória. Por exemplo, o time pode optar por construir as portas e janelas antes de toda a estrutura da parede estar pronta.

Dependências Externas—As Dependências Externas são aquelas relacionadas a tarefas, atividades ou produtos que estão fora do escopo de trabalho a ser executado pelo Time Scrum, mas que são necessárias para completar uma tarefa ou criar um entregável do projeto. As Dependências Externas estão geralmente fora do controle do Time Scrum. Por exemplo, se o Time Scrum não for responsável por adquirir os materiais necessários para a construção das paredes, então, os materiais e tarefas relacionadas à sua aquisição são consideradas dependências externas.

Dependências Internas—As Dependências Internas são aquelas dependências entre tarefas, produtos ou atividades, que estão sob o controle do Time Scrum e no âmbito do trabalho a ser executado pelo Time Scrum. Por exemplo, a aplicação da massa corrida deve ser concluída antes de se começar a pintar a parede. Este é um exemplo de uma dependência interna, porque ambas as tarefas fazem parte do projeto. Neste caso, também é obrigatória porque é baseada em uma limitação física. Não é possível pintar a parede antes da massa corrida estar seca.

Saídas

Lista de Tarefas*

Se você acompanhou o artigo até aqui, sabe então que a lista de tarefas criadas e comprometidas vai ser a entrada fundamental para o início do trabalho. Esta é a principal saída deste processo. A lista de tarefas pode ser registrada em um quadro com post-its colados, em um bloco de notas, software de gerenciamento de projetos ou em um arquivo PowerPoint. A ferramenta nunca é mais importante do que o processo em si, e os resultados são mais importantes do que a documentação – não se esqueça disso!

Saída obrigatória neste processo!

Histórias de Usuário Aprovadas, Estimadas e Comprometidas Atualizadas

Já vimos as histórias aprovadas, estimadas e comprometidas aqui (Já descrito no artigo sobre o processo Aprovar, Estimar e Comprometer Histórias de Usuário, clique aqui para conferir), então o que faremos como saída da criação das tarefas é atualizar esta lista de histórias de usuários já aprovadas e comprometidas. Note que a “aprovação” de histórias é sempre algo temporário e que precisa ser constantemente revista pelo Dono do Produto no backlog do produto, que precisa ser permanentemente refinado – ou enquanto o projeto existir.

Dependências

Como já vimos, é preciso vincular as tarefas e suas dependências. Algumas dependências vão ser entre tarefas executadas pelo time, enquanto outras dependências vão ser legais ou ligadas a fornecedores externos. Verifique novamente a ferramenta Determinação de Dependências  neste artigo para entender melhor o conceito. Estas dependências podem ser registradas de várias formas, seja nos post-its, documentos de projeto ou onde for que o Dono do Produto estiver registrando tais informações.

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