Mapa de Influência das Partes Interessadas - Site Campus

Mapa de Influência das Partes Interessadas

partesinteressadas

Todo projeto é gerenciado e entregue por pessoas e empresas. Como você trabalha com as partes interessadas do seu projeto? Já se perguntou o quanto os relacionamentos das pessoas interfere no seu projeto? Conheça neste artigo o Mapa de Influência, uma ferramenta importante para ajudá-lo a entender melhor a equipe do seu projeto.

No artigo anterior falamos sobre como iniciar um projeto, com dicas de como elaborar a TAP. Além disso fornecemos um modelo para download para ajudá-lo na elaboração dela! Agora que você já começou seu projeto, chegou a hora de entender melhor as pessoas que irão trabalhar nele com você.

Quando falamos em partes interessadas estamos falando de todas as pessoas que, em algum momento, vão participar do seu projeto. No momento da abertura do projeto você conhece apenas os participantes iniciais e esta lista poderá (e vai) se modificar ao longo do projeto. 

Veja que “parte interessada” não é somente uma pessoa. Pode ser uma empresa, um fornecedor, um parceiro. Você tem que entender e identificar cada uma que atuará no seu projeto.

Ah, mas tem pessoas que vão trabalhar apenas algumas horas, ou poucos dias no meu projeto. Preciso me importar com elas?

Mas é claro! O fato da pessoa ou empresa trabalhar pouco no seu projeto, não significa que ela não poderá ‘influenciar’ de alguma forma o andamento dele. Você precisa registrar esta pessoa e analisar o impacto dela no seu projeto


Ah, mas eu já fiz a matriz de “Poder X Influência”. Analisei o impacto e coloquei no documento, não é o bastante?

Pode parecer que sim (acredite, você não está sozinho, muitos fazem). Mas este método antigo, mesmo que muito utilizado, é na maioria das vezes insuficiente para resolver ou ajudar em alguma informação.

Entenda que você só deve criar um documento ou utilizar um artefato se ele for utilizado para algo depois. Se você está criando  um documento apenas para proteção, para justificar falhas, está criando pelo motivo errado. Porque então não criar algo que vá lhe ajudar na gestão do projeto?

Antes, vamos entender primeiro o que é este artefato antigo:

Matriz de Poder X Interesse (ou Poder X Influência)

O objetivo primário desta matriz é registrar as partes interessadas e identificar de maneira abstrata seu grau de poder e interesse no projeto. Muito genérico!

partes interessadas

Matrix Poder X Interesse (ou Influência)

 

Você acha mesmo que esta informação vazia ajudará em alguma coisa? Esta matriz geralmente registra apenas uma informação hierárquica padrão, extraída do organograma da empresa e relaciona a influência dele com o seu projeto.

Mas e quanto a hierarquia informal, aquela onde o técnico é parente do CEO e pode influenciar o trabalho da equipe, mesmo sem poder algum?

Para entender esta hierarquia informal entre as partes interessadas, temos o que chamamos de “Mapa de Relacionamentos (ou Mapa de Influências)

Mapa de Relacionamento das partes interessadas

Em situações como a descrita acima, de um técnico parente do CEO, recomendo fortemente o uso do Mapa de Influência.

Falando em projetos para pequenas empresas, provavelmente você conhece ou vai lidar com a maior parte das pessoas da empresa. Desta forma será mais fácil você entender ou conhecer um pouco de cada uma delas.

Não se esqueça: Este Mapa de Influência é um documento confidencial seu. Ele é a sua percepção dos relacionamentos das partes interessadas do seu projeto. Sua percepção pode ser diferente de outro gerente de projeto e mais: a parte interessada pode não gostar da forma como você a identificou. Tenha cuidado!

mapa de influencias

Mapa de Relacionamentos

Um projeto é entregue por pessoas. Para isso as pessoas precisam do que? Se relacionar! Mesmo que seja apenas no ambiente de trabalho, elas tem que lidar  com as diferenças uma das outras. Uma pessoa pode ter influência maior sobre outra, prejudicando ou ajudando o andamento do projeto.

Vamos analisar as partes interessadas do exemplo da tabela acima, de um projeto de implantação de um novo sistema.

Roberto, CEO da Empresa, está realmente interessado no projeto. Por ser CEO ele tem influência sobre a maior parte das pessoas porém não possui nenhuma sobre o responsável pelo TI, o Manuel.

Manuel está extremamente insatisfeito com o projeto pois acha que o sistema existente atende todas as necessidades da empresa, uma vez que foi ele mesmo quem o desenvolveu. Além disso, para implantar um novo sistema ele ficará sobrecarregado já que é o único técnico disponível na empresa.

Ah, mas pera lá, como o CEO pode não ter influência sobre o técnico? Na minha Matriz de Poder, ele tem influência baixa e poder baixo, não poderia fazer nada de mais no projeto

Se você fosse o gerente deste projeto e tivesse investigado mais, descobriria que o Manuel apesar de ser apenas o responsável de um departamento, ele é sócio da empresa. E tem mais: ele é cunhado do Roberto!

Pense que em empresas pequenas é comum que os familiares assumam posições estratégicas na empresa. Veja bem: estratégicas! Não significa apenas cargo de gestão. Um parente pode ser CEO e o outro trabalhar como entregador mas todos buscando o mesmo: O sucesso da empresa.  Manuel portanto tem alto poder de influência sobre o CEO, podendo com isso prejudicar ou até mesmo parar o projeto, já que ele é totalmente contra.

Ah, está ficando complicado, não sei o que fazer depois disso

Você precisa traçar um plano de ação já que agora você tem uma noção melhor da organização da empresa.

Basicamente você precisa focar nas partes interessadas insatisfeitas. Busque ações para entender porque não apoiam o projeto, trazendo estas pessoas para o lado das satisfeitas. Já com as que estão atualmente satisfeitas, não as deixe de lado pois podem mudar de opinião com o tempo.

Neste exemplo acima você pode trabalhar junto com a Maria, que tem forte influência sobre o Manuel, que está insatisfeito. Como ela conhece bem o Manuel, você poderá buscar formas de mudar a opinião dele.

Lembre-se que você ainda está trabalhando com incertezas. Você não vai dizer pra pessoa “Você está insatisfeita, o que devo fazer?”. No caso do Manuel ele diria pra você sumir!

Utilize suas técnicas e práticas de gestão de projetos. Use técnicas de negociação, comunicação, transparência para trazer as pessoas ao seu lado e manter as que já estão.

Usando corretamente o Mapa de Influência você poderá ter a chance de criar uma reação em cadeia. Motivando uma parte interessada insatisfeita ela poderá motivar as demais.

O inverso também pode ocorrer: Causando um impacto muito negativo em alguma parte interessada ela poderá prejudicar sua vida no restante do projeto. Tenha cuidado com suas ações!

A maior parte dos problemas em projetos acontece por falta de comunicação. Nós nos comunicamos mal e esperamos que as pessoas nos entendam. Você pode até achar que em empresas pequenas isso é mais fácil, mas não é: Justamente pela proximidade das pessoas, o esforço pra se comunicarem melhor é ainda menor.

E porque não utilizar técnicas ágeis para melhorar esta comunicação? Utilize reuniões diárias, coloque gráficos e informações nas paredes, minimizando reuniões longas e assim por diante. Você garantirá o engajamento das partes interessadas no seu projeto da forma como o PMI recomenda e ao mesmo tempo estará utilizando práticas ágeis para isso. Além disso você pode fazer nosso curso gratuito de SCRUM e ainda sair com uma certificação, também gratuita :)

As pessoas são diferentes, com interesses e necessidades diferentes. Saber lidar com isso poderá garantir o sucesso do seu projeto.

Gostou do assunto? Tem alguma sugestão, dúvida ou pergunta? Use os comentários e vamos nos aprofundar no tema!

Até a próxima!

Tags: , , ,

Mostrar botões
Esconder botões