Como medir a eficiência do seu plano de comunicação - Site Campus

Como medir a eficiência do seu plano de comunicação

Como medir a eficiência do seu plano de comunicação

Você criou um plano de comunicação mas não consegue saber se ele funciona? Confira neste artigo como medir a eficiência do seu plano de comunicação!

No artigo anterior abordamos os projetos híbridos e em como descobrir se sua equipe está preparada para ele. Também já falamos em outro artigo sobre como criar seu plano de comunicação, porém surgiram dúvidas sobre como medir a eficiência dele.  Este é o tema do nosso artigo hoje.

Não importa o projeto. Você passará a maior parte dele se comunicando. Porém, usar as ferramentas certas, nos horários certos e seguir um plano estabelecido não é garantia que sua comunicação está sendo eficiente. Felizmente nós temos meios de medir e descobrir como nosso plano de comunicação está funcionando.

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É com a comunicação que conseguimos a maior parte das informações do projeto. Levantamos os riscos, identificamos problemas e soluções, encontramos oportunidades. E com tanta comunicação acontecendo, temos que nos organizar para fazer isso com qualidade.

Antes de tudo, volte ao seu plano de comunicação e veja se incluiu os elementos abaixo em cada item do plano:

  • Objetivos e propósito da comunicação
  • Público Alvo
  • Propósito da comunicação voltada para cada público alvo
  • Informações sobre o banco de dados ou as fontes de conteúdo para utilizarem
  • Conteúdo, modelos ou artefatos gerados para cada tipo de comunicação
  • Frequência em que irá ocorrer determinado contato/evento
  • Métodos de comunicação disponíveis ou aprovados por tipo de comunicação
  • Responsáveis por cada um dos eventos de comunicação.

Tudo bem, agora você organizou seu plano e ele está melhor estruturado. Mas e como medir este plano? Você precisa saber como medir o sucesso, não apenas registrar como irão acontecer as comunicações.

Não se esqueça: Se comunicar é bem diferente de reportar. Seu plano falhou se suas reuniões não estão produtivas, se os valores e objetivos do projeto não estão sendo alcançados ou estão surgindo riscos a cada instante no projeto. Neste caso você precisa revisitar seu plano e ver o que pode melhorar.

Veja que se comunicar é muito mais do que simplesmente enviar uma mensagem, relatório ou ligação. Você precisa garantir que a sua mensagem foi entregue para o receptor de maneira maneira clara e com as mesmas características que você transmitiu.

Entenda que o transmissor da comunicação é sempre o responsável pelo entendimento do receptor. Não é porque alguém leu seu relatório, e-mail ou conversou contigo por telefone significa que sua mensagem foi clara o suficiente.

Se você já fez nosso curso gratuito de scrum sabe que os métodos ágeis focam muito mais na comunicação do que na formalização. Desta forma o que é importante ao projeto fica claro de maneira mais rápida.

Abaixo algumas dicas do que você pode fazer para verificar seu plano de comunicação durante o projeto:

  • Questionário de Avaliação da Reunião: No final você pode entregar um formulário com questões para avaliarem sua reunião. Este formulário precisa ser simples e curto pois o ideal é que eles preencham na própria reunião. O ideal é que no final da reunião você repasse os assuntos abordados, verifique se a pauta foi atingida e neste tempo aproveite para passar o formulário. Você até pode pedir para preencher depois da reunião mas o ideal é no final para que a pessoa preencha conforme o impacto que ela teve por participar dela. Confira este exemplo do site Project Management. Ele está em inglês mas com um formato muito interessante pra você utilizar.
  • Feedback Verbal: Simplesmente peça ao fim da reunião o feedback dos participantes. Anote os comentários para que possa melhorar e criar reuniões mais produtivas.
  • Revisões Constantes: Geralmente nos projetos, o plano de comunicação já é criado e somente no início os envolvidos acompanham. Depois disso ele nunca mais é verificado. Crie uma rotina de revisão e atualização do que ficou acordado em relação as comunicações para que você tenha como garantir que ele está sendo executado da maneira correta.
  • Reuniões de Retrospectiva: Em SCRUM temos um evento chamado “Retrospectiva da Sprint”, feita para analisar o ocorrido no último ciclo de trabalho. Crie então uma “Retrospectiva de reuniões”. Você marca uma reunião, uma discussão aberta apenas para falarem sobre as últimas reuniões. Desta forma poderão discutir regras, problemas e o que podem fazer para melhorar. Você compreender o que está indo bem e o que está mal durante os processos de comunicação irá permitir que você ajuste seu plano para o próximo ciclo, fase, sprint ou interação.
  • Use a influência entre as partes interessadas para criar uma rede de comunicação: Neste artigo anterior nós falamos sobre como criar u mapa de influência entre os envolvidos no projeto. Com este mapa criado você poderá definir o funcionamento do seu plano de comunicação. Se a pessoa que precisa passar uma informação adiante não tem uma influência positiva em quem irá receber esta informação, ela pode chegar distorcida ou nem chegar. Considere o fator humano no seu plano!

Recomendo também a leitura deste excelente artigo (em inglês): “Beyond Reporting–The Communication Strategy” – Neste artigo, Lynda Bourne mostra como criar uma rede baseada em influências, focando em uma técnica para diminuir o espaço entre quem recebe a informação e quem a transmite entre cada envolvido no projeto.

Acreditamos que com nossas dicas você já tem o necessário para analisar a eficiência do seu plano, tanto por cada artefato como individualmente.

Gostou do artigo? Tem sugestões ou dúvidas? Use os comentários ou entre em contato conosco. Até a próxima!

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