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Seu Plano de Comunicação funciona?

Seu Plano de Comunicação funciona?

Em qualquer projeto você passará a maior parte do tempo se comunicando, seja através de e-mails, ligações ou pessoalmente. Mesmo assim esta é uma das áreas mais negligenciadas pelos Gerentes de Projeto. Neste artigo vamos abordar dicas de como criar um plano de comunicação eficiente fazendo um link com práticas ágeis de gestão de projetos.

No artigo anterior falamos sobre como entender melhor as partes interessadas, apresentando o Mapa de Influências. Agora que você conhece melhor com quem irá trabalhar no projeto, é hora de criar um plano de comunicação com elas realmente eficiente!

A maioria dos Gerentes de Projetos acredita que um Plano de Comunicação nada mais é que um roteiro, com regras, padrões e frequência de como as comunicações nos projetos vão acontecer. Colocam neste documento até mesmo padrões de como escrever e-mails e layouts de relatórios. Algo fora disso é ignorado.

A comunicação no projeto é muito mais do que apenas um relatório bem desenhado, um e-mail escrito com cordialidade ou formatado em um padrão.

Em projetos pequenos, a maioria das pessoas convivem juntas durante a execução do projeto, as vezes até na mesma sala. Mesmo assim a comunicação não é eficiente. Porque?

Temos que melhorar a comunicação durante o projeto. Ir até a pessoa ao invés de telefonar, ligar ao invés de escrever um e-mail, falar com a pessoa sobre um relatório para garantir que ela entendeu o conteúdo, entre outras formas.

Ah, mas eu enviei um e-mail tão lindo e a pessoa não leu. Problema dela se ela não leu ou não entendeu!

É ai que a maioria das pessoas se enganam. O responsável pela comunicação é quem transmite o comunicado, não quem recebe! É o dever de quem envia a mensagem garantir que a pessoa  que recebeu entendeu da mesma maneira que você.

Não é porque você enviou um e-mail, gerou um relatório que está livre. O fato da pessoa não ler ou não se importar com ele deve ser preocupação sua.

Temos ainda o problema de documentos longos usados para justificar falhas. Criamos um relatório de 100 páginas sobre os requisitos para desenvolver um sistema. Ao receber o sistema pronto, nota que ele não fez o que estava na página 65 e alega que ele é o culpado pelo erro.  Precisava mesmo de um relatório de 100 páginas? E se precisava, você garantiu que ele entendeu cada uma delas?

Veja qual é o primeiro ítem do Manifesto Ágil: Indivíduos e interação entre eles mais que processos e ferramentas

Podemos e devemos criar regras de comunicação mas não podemos utilizar este documento (esta ferramenta, este processo) como justificativa para eventuais problemas futuros.

Reuniões Diárias do Scrum – clique aqui para fazer um curso gratuito e descobrir o que é Scrum!

Um dos principais recursos do SCRUM é a Reunião diária. Esta reunião tem uma duração fixa, geralmente 15 minutos. Esta reunião costuma ocorrer no mesmo local, no mesmo horário, com participação de todos do time envolvido no projeto, em torno de 6 à 9 pessoas.

Todos devem nesta reunião responder 3 perguntas rapidamente:

  • Você trabalhou no que ontem para atingir os objetivos do projeto?
  • O que você está pensando em fazer hoje para atingir os objetivos do projeto?
  • Você está com algum problema, algum impedimento atrapalhando que você atinja estes objetivos?

Nesta reunião temos um líder, conhecido como Scrum Master. Ele é o responsável por resolver estes problemas após a reunião.

É comum que este papel seja assumido pelo Gerente do Projeto ou o Líder da Equipe. Durante o dia ele vai conversar com a equipe, fornecedores, parceiros buscando resolver estes problemas relatados na reunião diária.

Ah, mas mesmo fazendo esta reunião eu preciso registrar um plano de comunicação. O que devo colocar nele?

Segundo o PMBOK (clique aqui para fazer um curso gratuito e descobrir o que é o PMBOK!), neste plano de comunicação você tem que definir, principalmente:

  • Quem da equipe precisará de qual informação
  • Quando a informação será necessária
  • Quem irá distribuir esta informação e usando qual recurso.

Seu plano de comunicação não deve ter ruídos. Pense em comunicação direta, 1 para 1. Não use intermediários. Exemplo: Entreguei o relatório para a secretária entregar para fulano. Isso não deve acontecer, pois para cada comunicação você deve receber o feedback de quem recebeu a informação. Enviou? Confirme o recebimento, confirme o entendimento. Telefonou? Conversou? Garanta que o assunto foi entendido da mesma maneira.

Abaixo você pode ver um exemplo de uma clássica matriz de comunicação:

Seu Plano de Comunicação funciona?

Fonte: Revista Mundo PM – Edição 37.

Até mesmo em projetos pequenos esta matriz pode ter um tamanho enorme. E o pior de tudo: Quantos do seu projeto vão ficar olhando este documento pra saber como se falar um com os outros?

Em projetos híbridos ou ágeis temos que buscar uma melhor solução. Respeite a hierarquia da empresa mas foque na comunicação direta sempre que possível. Se você tem um problema no seu projeto, entre em contato diretamente com quem pode ajudá-lo a resolver este problema.

Quais as Regras do Plano de Comunicação?

Pense apenas nas regras que façam a diferença no seu projeto. Exemplo:

  1. Os Requisitos e o backlog priorizado devem ser comunicados para a equipe de forma verbal, não por escrito.
  2. Somente a equipe de desenvolvimento tem o poder de fala nas reuniões diárias.
  3. Face-a-Face > Vídeo-Conferência > Telefone (Skype) > E-mail > Papel

O item 3 é padrão na literatura Ágil. Ele mostra os modelos de comunicação do mais eficiente até o menos eficiente. Note que no final estão os métodos tradicionais, formais: Papel e E-mail. São os menos eficientes!

Criando uma Matriz Ágil de Comunicação

Não é porque o método é ágil que não precisa de registros formais. Eles podem e devem ser criados deste que agreguem valor ao projeto e possam ser usados pela equipe.

Um dos itens importantes é a matriz de comunicação. Mas não vamos usar uma matriz convencional. Vamos utilizar uma matriz ágil!

Seu Plano de Comunicação funciona?

Veja que no exemplo acima coloquei algumas reuniões que ocorrem no projeto. Veja a coluna Data/Hora: Esta informação pode mudar então é necessário que esteja em um lugar visível durante todo o projeto. Pode até ser simplificada para apenas post-its no quadro Kanban!

Agora, se o seu projeto requer documentos formais, você pode utilizar a matriz clássica mas com alguns ajustes, não esquecendo de definir com atenção a audiência e o dono do evento:

Seu Plano de Comunicação funciona?

Pense no dono do evento com a pessoa que deverá prepará-lo. Esta pessoa deve garantir que ele ocorra mesmo quando algumas pessoas estão ausentes.

Além disso, esta tabela reforça quem deve ter acesso à informação. Não é tudo no projeto que é disponível para todos.

Garanta que os documentos e informações do projeto cheguem nas pessoas certas, sempre no foco de contato direto. Reforço: crie apenas documentos formais que gerem valor ao projeto. Artefatos meramente informativos podem ser substituídos por gráficos na parede ou até mesmo uma simples reunião rápida para abordar o assunto. Se a informação nunca mais será usada não vale a pena criar um documento para registrá-la. Tente não criar documentos que vão ser lidos uma única vez e arquivados depois!

Precisa revisar outras áreas da gestão de projetos? Porque então não dá uma olhada em nosso curso gratuito?

Gostaram do artigo? O objetivo aqui é alertá-los à repensar a forma como a comunicação ocorre nos de vocês. Será que as pessoas estão se comunicando ou apenas “se falando”? Reflita e repense a forma como você gerencia a comunicação no seu projeto. Tem dúvidas, quer comentar ou discutir o assunto? Use os comentários abaixo!

Até a próxima!

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