Gerenciamento de Projetos - Planejar para Integrar

Gerenciamento de Projetos – Planejar para Integrar

Gerenciamento de Projetos - Planejar para IntegrarO que me deixava preocupado no que diz respeito a integração é o fato de eu, responsável pelo gerenciamento de projetos, estar acostumado com projetos pequenos.

Nós aprendemos estudando para a certificação PMP que teremos de integrar nossos esforços de gestão e isso significa não só planejar, mas também gerenciar a execução, monitorar, controlar, gerir mudanças e encerrar o projeto. Ora, o problema aqui parecia mais ou menos o mesmo que enfrento no trânsito: como vou dirigir meu carro e ainda cuidar dos outros carros? Quer dizer, gerenciar a execução ao mesmo tempo em que se monitora a execução pode parecer algo complexo se você está acostumado com projetos pequenos. Se você pensar bem e tentar lembrar dos “projetinhos” que gerenciou, vai ver que fazia tudo quase que ao mesmo tempo. Não é? E fazia tudo você mesmo.

Gerenciamento de Projetos

O caso aqui é que estamos trabalhando com melhores práticas de gestão de projetos do PMI e, para o PMI, os projetos são enormes. Menos de U$ 200 mil dólares não é projeto (não é brincadeira!). Então você precisa abrir sua cabeça e começar a imaginar uma equipe de gerenciamento de projetos para poder aprender a trabalhar com o gerenciamento da integração e até mesmo outras áreas do conhecimento de gestão de projetos.

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Processos de Gestão de Integração

Os processos da área de integração são os seguintes: 1) desenvolver o termo de abertura, 2) desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, 3) orientar e gerenciar o trabalho do projeto, 4) monitorar e controlar o trabalho do projeto, 5) realizar controle integrado de mudanças e 6) encerrar o projeto.

Entenda Seu Projeto

Toda a reflexão que apresento nos primeiros parágrafos, de certa forma, já faz parte do planejamento de um projeto. Precisamos entender que tipo de projetos vamos gerenciar. Tudo começa com uma declaração do trabalho a ser feito: qual o produto que o cliente quer que entreguemos por meio do projeto que iremos gerenciar? Digamos que seja um novo serviço em uma Central de Serviços. O produto aqui é um serviço que irá se tornar “vivo” em uma operação contínua. Realizaremos um projeto e entregaremos ao Gerente Operacional aquela entrega e, depois disso, deixa de ser um projeto e torna-se um serviço de fato. Com a descrição do serviço detalhada, ou seja, determinando o trabalho a ser feito, a gestão pode elaborar um caso de negócios para justificar o investimento no projeto e dar o sinal verde para o mesmo.

A Declaração de Trabalho do Projeto

Imagine uma declaração de trabalho como uma pesquisa com o cliente, onde você define quantos chamados aquele novo serviço vai ter, quantos atendentes vão atender aqueles chamados, horário de atendimento e etc. O caso de negócios justifica a necessidade e apresenta os custos, o retorno do investimento e justificativas gerais para o mesmo. A gestão da empresa decide que o negócio é viável, então temos aqui um processo decisório relacionado ao portfólio de projetos. Finalmente o projeto foi aprovado e você foi nomeado gerente de projetos.

O Termo de Abertura

O termo de abertura é o documento formal, sem o qual não há gestão de projeto, que dá ao gerente de projetos a autoridade necessária para realizar o trabalho necessário para entregar o produto que se espera que seja entregue. Neste termo são apresentados o escopo preliminar, riscos iniciais, mitigação para os riscos, partes interessadas, o nome do gerente de projetos, patrocinador(es) do projeto, custo, cronograma, restrições, premissas e ainda outras informações que venham a ser necessárias. Este documento não deve ser alterado ao longo do ciclo de vida do projeto, por isso é importante não inserir nele nada que seja “fechado”, apenas “guidelines” em ato nível e com informações preliminares.

Já temos um termo de abertura, e agora?

Depois de ter o termo de abertura e de ter identificado partes interessadas, você poderá ir adiante e começar a planejar o projeto de fato. Este artigo tem o título de “Planejar para Integrar” porque é impossível, no ponto de vista deste autor, falar em gestão de integração sem percorrer todos os processos de integração. Quando você começar a escrever seu plano de gestão de projetos vai ter de definir várias coisas, entre elas o ciclo de vida que irá adotar, as fases do projeto e como serão gestadas, quais processos serão utilizados na gestão do projeto e etc. Confira abaixo um exemplo simples de como um plano de projeto pode ser organizado:

Plano de Gerenciamento de Projeto de Novo Serviço

Distribuição de Fases

O projeto será dividido em cinco fases: 1) planejamento da nova demanda, 2) transferência do conhecimento necessário para o atendimento do novo serviço, 3) treinamento da equipe interna, 4) operacionalização do serviço e 5) controle para encerramento.

Ciclos de Vida

Cada fase poderá iniciar a partir do aceite do encerramento da fase anterior por parte do cliente e do patrocinador dentro da organização que gere o projeto. O aceite deve ser feito por meio dos processos de gestão de escopo e encerramento/integração e para cada nova fase existirá uma reunião de kick off para apresentação das atualizações no plano de gerenciamento do projeto. Cada fase será gerida a partir da execução, pois a fase inicial inclui a iniciação e o planejamento do projeto. As fases subsequentes são de execução e envolvem o monitoramento e o controle, com exceção da fase de controle para encerramento que envolve processos de encerramento da etapa de encerramento dentro do ciclo de vida de projetos.

Processos de Gerenciamento de Projetos

Citaremos aqui apenas processos de Gerenciamento de Partes Interessadas, Comunicações e Integração, para fins de exemplo.

Processos de Integração
Desenvolver o termo de abertura do projeto
Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Orientar e gerenciar o trabalho do projeto
Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Realizar o controle integrado de mudanças
Encerrar o projeto ou fase

Processos de Gerenciamento de Partes Interessadas
Identificar as partes interessadas
Planejar o gerenciamento das partes interessadas
Gerenciar o engajamento das partes interessadas
Controlar o engajamento das partes interessadas

Processos de Gerenciamento das Comunicações
Planejar o gerenciamento das comunicações
Gerenciar as comunicações
Controlar as comunicações

Integração Entre Processos

As informações sobre o desempenho e relatórios relacionados as atividades do projeto são elaborados pela equipe de gerenciamento de projetos e comunicados semanalmente as partes interessadas identificadas e mapeadas dentro do plano de comunicações. Estes relatórios são gerados dentro das atividades de monitoramento e oferecem insumos para o controle do projeto, não apenas de integração, mas de todas as áreas do projeto. As informações em relação a gestão do projeto e das entregas são utilizadas para construção de solicitações de mudança, gestadas a partir da realização do controle integrado de mudanças. Mudanças aprovadas são aplicadas por meio do gerenciamento do projeto enquanto orientando o trabalho. Atualizações do plano de projeto e planos auxiliares são feitas sempre que mudanças são aprovadas e implementadas.

A identificação das partes interessadas é entrada para a construção do termo de abertura do projeto e também para o planejamento do engajamento das partes interessadas e do plano de gerenciamento de comunicações. Com os planos feitos, o gerenciamento das comunicações, das partes interessadas e até mesmo do projeto é feito de forma a manter satisfeitas as partes interessadas e suas necessidades.

O encerramento do projeto acontece na fase final ou mediante solicitação do cliente ou dos patrocinadores internos. Ao fim de cada fase o processo de encerramento deve ser acionado para garantir o correto encerramento da fase, atualizações no planejamento e posterior início da fase seguinte.

(…)

Viu como não é muito complicado? Planejar o gerenciamento do projeto é planejar a integração entre as áreas envolvidas na gestão. O trabalho começa quando fazemos a seleção dos processos a serem utilizados, ciclo de vida, definição de fases e posterior integração/organização destes processos com o objetivo de entregar os resultados que o projeto deve entregar.

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