As 10 regras de ouro do gerenciamento de riscos em projetos

10 Regras de Ouro do Gerenciamento de Riscos em Projetos

10 Regras de Ouro do Gerenciamento de Riscos em Projetos

Os benefícios que o gerenciamento de riscos pode trazer para seus projetos são enormes. Você pode “ganhar” muito dinheiro se você souber lidar com os riscos do projeto de uma forma pró-ativa.

O resultado apresentado será a minimização de impacto das ameaças do projeto e também a maximização das oportunidades. Isso permite que você entregue o seu projeto no prazo, dentro do orçamento, com qualidade e dentro das exigências do patrocinador.

Neste artigo preparamos as 10 regras de ouro para aplicar no gerenciamento de riscos e garantir o sucesso de seus projetos. Então, vamos lá:

1: Faça o Gerenciamento de Risco parte do seu projeto

Essa regra é essencial para o sucesso do seu projeto. Se você realmente não incorporar a gestão de riscos em seu projeto, você poderá não “colher” todos os benefícios desta abordagem. Você pode encontrar uma série de abordagens defeituosas nas empresas – alguns profissionais podem desconhecer os riscos ou eles agem de alguma forma confiante, de que não existe a possibilidade de ocorrer riscos em seu projeto (que, naturalmente, vão acontecer). Algumas pessoas confiam cegamente no gerente do projeto, especialmente se ele parece um veterano do exército.

2: Identificar os riscos no início de seu projeto

O primeiro passo no gerenciamento de riscos é identificar quais são os riscos que já estão presentes em seu projeto. Isso requer muito da sua concentração – pensar em quais cenários no futuro podem ocorrer tais riscos. Existem duas fontes principais para identificar riscos: pessoas e documentos. Profissionais que são membros de sua equipe trazem consigo suas experiências e conhecimentos pessoais, eles podem revelar algumas armadilhas que você vai encontrar ou algumas oportunidades de ouro que podem não ter atravessado a sua mente. Entrevistas e sessões de brainstorming da equipe são os métodos mais comuns para descobrir os riscos. Projetos tendem a gerar um número significativo de documentação que contêm todos os riscos do projeto.
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O papel – documentos – é uma história diferente. Projetos tendem a gerar um número significativo de documentos que contêm os riscos do projeto. O plano do projeto, caso de negócio e planejamento de recursos são excelentes pontos de partida. Outra categorias são planos de projetos antigos, intranet da sua empresa e sites especializados.

Você é capaz de identificar todos os riscos do projeto antes que eles ocorram? Provavelmente não. No entanto, se você combinar uma série de métodos de identificação diferentes, é provável que você encontre a grande maioria. Se você lidar com eles corretamente, você terá tempo suficiente para responder da melhor forma os riscos que podem acontecer de maneira inesperada.

3: Comunique-se sobre os riscos

Projetos que fracassam, mostram que os gerentes de projeto em alguns momentos desconhecem os riscos que estavam prestes a atingir seu projeto. A constatação assustadora foi que muitas vezes alguém da organização do projeto, na verdade, viu esse risco, mas não informou o gerente de projeto de sua existência. Se você não quer que isso aconteça no seu projeto, é melhor você prestar atenção na comunicação.

Uma boa abordagem é incluir consistentemente a comunicação de risco nas tarefas que realizam. Se você tem uma reunião de equipe, faça a gestão de riscos como de parte da agenda padrão (e não como o último item na lista!).

Outra linha importante da comunicação é a do gerente de projeto e patrocinador do projeto ou cliente. Concentre seus esforços de comunicação sobre os grandes riscos e assim certifique-se que não irá surpreender o chefe ou o cliente.

4: Considerar ameaças e oportunidades

Os riscos do projeto tem uma conotação negativa: eles são os “ladrões” que podem prejudicar o seu projeto. No entanto, nas abordagens de risco, também devemos incluir os riscos positivos ou oportunidades. Estes são os riscos  que são benéficos para o seu projeto e para a organização. Estes “mocinhos” fazem o seu projeto se tornar mais rápido, melhor e mais rentável.

Infelizmente, muitas equipes de projeto lutam para cruzar a linha de chegada, sendo sobrecarregados com o trabalho que precisa ser feito rapidamente. Isso cria dinâmicas no projeto onde apenas os riscos negativos são importantes. Certifique-se de criar algum tempo para lidar com as oportunidades em seu projeto, mesmo que seja apenas meia hora.

5: Esclarecer questões de propriedade

Alguns gerentes de projeto pensam que as listas com os riscos são elaboradas apenas uma vez. No entanto, este é apenas o ponto de partida. O próximo passo é tornar claro quem é responsável pelo risco. O truque é simples: atribuir um proprietário para cada risco que você encontrou. O proprietário do risco é a pessoa em sua equipe que tem a responsabilidade de otimizar este risco para o projeto. Os efeitos são realmente positivos. No início, as pessoas podem se sentir desconfortáveis, já que eles são realmente responsáveis ??por certos riscos, mas conforme o tempo passa eles vão atuar e realizar tarefas para diminuir as ameaças.

Propriedade também existe em outro nível. Se ocorrer uma ameaça no projeto, alguém tem que pagar a conta. Isso parece lógico, mas é um problema que você tem que resolver antes que o risco ocorra. Especialmente se diferentes unidades de negócios, departamentos e fornecedores estão envolvidos em seu projeto. A questão da propriedade é igualmente importante com as oportunidades dos projetos.

6: Priorizar Riscos

Tratar todos os riscos da mesma forma pode tornar a vida do projeto muito simples. Porém, pode não entregar os melhores resultados possíveis. Alguns riscos têm um impacto maior do que outros. Portanto, é melhor gastar seu tempo sobre os riscos que podem causar as maiores perdas e ganhos. Verifique se você tiver quaisquer showstoppers que poderiam inviabilizar o seu projeto – se assim for, estes são sua prioridade número 1. Os outros riscos podem ser priorizados por intuição ou, mais objetivamente, por um conjunto de critérios. Os critérios que a maioria das equipes de projeto usam é a de considerar os efeitos ou impactos de um risco e a probabilidade que o mesmo tem de ocorrer. Seja qual for a priorização, use de forma consistente e não deixe focar nos grandes riscos.

7: Analisar Riscos

Compreender a natureza de um risco é uma condição prévia para uma boa resposta. Por isso, você deve dedicar um certo tempo para entender cada risco antes de tirar conclusões precipitadas e criar respostas sem mesmo entendê-lo.

A análise de risco ocorre em diferentes níveis. Se você quiser entender um risco a nível individual, é mais vantajoso pensar sobre os efeitos que ele tem caso ocorra e as causas que podem fazê-lo ocorrer. Olhando para os efeitos, você ainda pode descrever quais efeitos ocorrem imediatamente após a ocorrência do risco e quais os efeitos podem acontecer como resultado do primeiro efeito.

Uma análise mais detalhada pode mostrar a ordem da magnitude de efeito em uma certa categoria como custos, prazo de entrega ou qualidade do produto. Outro ângulo de olhar para os riscos, é concentrar-se sobre os acontecimentos que precedem a ocorrência do risco e quais efeitos pode provocar. Liste as diferentes causas e as circunstâncias que diminuem ou aumentam a probabilidade.

Outro nível de análise de risco é investigar todo o projeto. Cada gerente de projeto precisa responder às perguntas habituais sobre o orçamento total necessário ou a data em que o projeto será concluído. Se você assumir riscos no cronograma, por exemplo, você pode fazer uma simulação e então mostrar para o patrocinador ou cliente que é provável que você termine em uma certa data ou dentro de um determinado período de tempo. Um exercício semelhante pode ser feito para os custos do projeto.

Uma análise de riscos irá fornecer informações valiosas para o seu projeto e os dados necessários para encontrar respostas eficazes para otimizá-los.

8: planejar e implementar as respostas aos riscos

A implementação de uma resposta ao risco é a atividade que realmente agrega valor ao seu projeto. Você pode prevenir uma ameaça de ocorrência ou minimizar os efeitos negativos. A execução é a chave neste momento. As outras regras têm ajudado você a mapear, priorizar e entender os riscos.

Se você lidar com ameaças, você tem basicamente três opções: prevenção de riscos, minimização de riscos e aceitação de riscos. Evitar riscos significa que você organiza seu projeto de tal forma que você pode não encontrar mais nenhum risco.

Você pode tentar impedir a ocorrência de riscos, influenciando as causas ou diminuindo os efeitos negativos que poderiam resultar. Se você tiver realizado a regra 7 adequadamente (análise de risco), você terá muitas oportunidades. E no caso de aceitar o risco, apenas certifique-se de que é uma escolha consciente e que os impactos negativos são aceitáveis da mesma forma.

9: Registre os Riscos do projeto

Esta regra é sobre documentação (no entanto, não pare de ler). Registrar os riscos do projeto permite visualizar o progresso e se certificar que você não vai esquecer um ou mais riscos. É também uma ferramenta de comunicação perfeita que informa os membros de sua equipe e participantes o que está acontecendo (regra 3).

Esses registros contém todas as descrições de cada um dos riscos, esclarece questões de propriedade (regra 5), bem como algumas análises básicas com relação às causas e efeitos (Regra 7). A maioria dos gerentes de projeto não gostam de tarefas administrativas, mas fazendo a documentação adequada referente aos riscos, compensa, especialmente se o número de riscos é grande.

Alguns gerentes de projeto não gostam de registrar os riscos, porque eles sentem que isso torna mais fácil culpá-los no caso de as coisas não saírem conforme o planejado. No entanto, o inverso é verdadeiro. Se você documentar os riscos do projeto e as respostas eficazes que você implementou, você cria um histórico que ninguém pode negar. Gerenciar projetos é correr riscos.

10: Riscos e tarefas associadas

O registro de riscos que você criou como resultado da regra 9, vai te ajudar a controlar cada um dos riscos e suas atividades relacionadas. O acompanhamento dessas atividades é um trabalho do dia-a-dia para cada gerente de projeto. Atividades relativas aos riscos podem ser efetuadas para identificar ou analisar os riscos e também para gerar, selecionar e implementar respostas.

Fique focado sobre a situação atual dos riscos. Quais os riscos são mais propensos a acontecer? Qual a importância relativa dos riscos? Responder a estas perguntas vai te ajudar a prestar atenção nos riscos que mais importam para o seu projeto.

As 10 regras de ouro acima fornecem orientações sobre como implementar o gerenciamento de riscos com sucesso em seus projetos. No entanto, tenha em mente que você sempre pode melhorar. Portanto regra número 11 seria a de usar a abordagem Kaizen: medir os efeitos de seus esforços de gerenciamento de riscos e continuamente implementar melhorias para torná-lo ainda melhor.

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