Curva S da gestão de projetos: confira da teoria à prática

A Curva S da Gestão de Projetos: da teoria à prática

A curva S é uma das ferramentas mais populares para monitoramento de projetos. Nesta postagem vamos ver alguns conceitos introdutórios e algumas visualizações livremente adaptadas de um projeto real.

Exemplo de curva S. Fonte: elaboração do autor

Curva S: o que é

Em gestão de projetos, algumas formas de explicar a curva S podem incluir frases como estas:

  • É uma ferramenta que facilita comparações entre valores previstos e realizados;
  • É uma maneira visual que mostra como os valores acumulados de um determinado indicador evoluem no decorrer do projeto;
  • É um instrumento especialmente útil para demonstrar a evolução da execução financeira e que também pode ser aplicado a outros indicadores.

Por que a curva S tem esse nome?

Grande parte dos projetos inicia sua execução com uma etapa de atividades ligadas ao seu planejamento inicial e à preparação para outras etapas, estas sim diretamente ligadas às principais entregas programadas. Por exemplo: um projeto baseado em aquisições pode ser iniciado com o treinamento e preparação da equipe do projeto para a realização das licitações, onde haverá o desembolso da maior parte do recurso programado.

Assim, o início do projeto poderá ter como despesas apenas as horas trabalhadas pela equipe enquanto os custos dos meses seguintes incluirão não só as horas da equipe como também o pagamento das compras realizadas. Após encerradas as aquisições as despesas mensais podem diminuir muito, pois as atividades geralmente passam a ser focadas nas tarefas administrativas ligadas ao encerramento do projeto.

Na situação deste exemplo, uma planilha que mostre os valores acumulados mensalmente mostrará uma execução inicial relativamente baixa, somente com o pagamento dos recursos humanos, seguida de um crescimento expressivo demonstrando as aquisições e, por fim, uma estabilização dos valores acumulados. Isso gera uma curva que lembra não exatamente uma letra “S” sinuosa mas sim um “Z” invertido e com ângulos bem definidos. De qualquer forma, foi esse o nome com o qual o gráfico se tornou conhecido: curva S.x

Curva S: como usar efetivamente

Um bom uso da curva S parte de alguns pressupostos ligados a boas práticas de gestão de projetos.

  • Em primeiro lugar, é importante ter clareza a respeito da divisão do projeto em etapas e consequentemente do cronograma de desembolso, o que vai possibilitar prever com a maior exatidão possível em que momento cada valor vai ser executado;
  • Também é importante que o monitoramento seja feito com uma frequência adequada. Não adianta pensar na curva S como um belo gráfico a ser apresentado na documentação de encerramento se ela não apoiar o gerente do projeto na visualização e na correção de rota sempre que necessário.

Assim, um gráfico efetivo na verdade deve apresentar não somente uma curva S e sim pelo menos duas: uma curva referente à execução acumulada originalmente prevista na linha de base do projeto e outra curva referente à execução acumulada efetivamente realizada. Desta forma, será  possível verificar as diferenças entre as duas curvas, perceber as causas e agir rapidamente para eventuais correções de rumo que se façam necessárias.

Caso haja revisões no planejamento do projeto, outras curvas podem ser adicionadas para facilitar a visualização entre diferentes versões ou linhas de base – o que sempre deve ser feito com moderação.x

Curva S: possibilidades e limitações

  • Explore o potencial
    Embora a comparação entre a execução financeira programada e a realizada seja talvez o uso mais comum da curva S, é importante pensar em outras possibilidades de uso da ferramenta. Para isso, o gerente deve refletir sobre quais são as suas prioridades de monitoramento. Um projeto mais simples pode contar com apenas uma curva S, enquanto outros projetos podem demandar uma curva S geral e outras específicas para determinados fornecedores ou linhas de ação.
  • Cuidado com as armadilhas
    A elaboração de curvas S auxiliares pode prevenir que informações relevantes sejam ocultadas por leituras menos cuidadosas. Uma curva S que mostre um projeto com a execução financeira planejada correspondente à execução realizada pode corresponder a um projeto que na verdade esteja fora do prazo: basta que as atividades do caminho crítico estejam atrasadas e outras, fora do caminho crítico, tenham sido antecipadas.

    Nesta situação, o projeto teria executado o valor programado até aquela determinada data mas não teria executado o valor das atividades programadas até aquela data. Este é um caso no qual o uso de uma curva S específica para as atividades do caminho crítico pode resolver a questão.

Curva S: um caso prático

Para ilustrar este post, um caso prático e adaptado para fins didáticos, com dois gráficos para análise.

  • Em um determinado projeto de aquisições, o planejamento original previa a aquisição de 118 itens, incluindo diversas importações, em um total de R$ 4,7 milhões;
  • Alterações cambiais e o consequente reajuste de orçamento na moeda brasileira forçaram a mudança de escopo, com a priorização dos itens de maior valor;
  • Com isso, houve a supressão de 68 itens do projeto (58% do previsto).
  • Já o orçamento diminuiu apenas 11%, passando para R$ 4,1 milhões.

A análise isolada de cada um dos dois gráficos abaixo pode levar um observador fora do contexto a conclusões bem diferentes entre si, o que reforça mais uma boa prática: o gerente de projetos deve usar diferentes ferramentas que possibilitem olhares complementares para a gestão.

Exemplo de curva S de custos. Fonte: elaboração do autor
Exemplo de curva S de itens adquiridos. Fonte: elaboração do autor

Baixe o modelo pronto para trabalhar com a curva S

As imagens acima foram elaboradas a partir de uma planilha Excel elaborada pela equipe do Site Campus. Para baixar o arquivo, personalizar e utilizar em seus próprios projetos, clique aqui. x

Referências

A internet possui uma boa quantidade de links em português sobre a curva S, principalmente em sites sobre engenharia. Destacamos dois deles aqui:

Sobre o autor:

Márcio Pires atua como supervisor de projetos no Club Athletico Paulistano, consultor na Rede Tekoha e professor convidado no MBA da Trevisan Escola de Negócios. É certificado como PMP (PMI), SFC (ScrumStudy) e Project DPro Foundation (APMG / PM4NGOs).

Assine a newsletter do prof. Frederico Aranha
#
Fale com o Site Campus

Tags:, ,