MS Project ou Excel? Confira sua melhor opção!

MS Project ou Excel? Confira sua melhor opção!

MS Project ou Excel? Confira sua melhor opção!Buscar uma gestão mais profissional ou adequar-se às suas capacidades técnicas e operacionais? MS Project ou Excel?

Antes de falar em Excel Versus MS Project, vou falar de outra lição! Não sei como você controla os custos e a alocação dos profissionais em seus projetos, mas eu não costumava dar muita bola para a diferença entre dias e horas de alocação. Fiz muito controle gerencial com planilhas, em Excel, e variava sem pudor entre unidades de custo e de tempo. Meu foco sempre foi custo: como pequeno empreendedor, ficar sem dinheiro era mais crítico do que ficar sem um recurso humano. Quando eu agregava custos, não precisava quebrar atividades em “homem-hora”, então podia usar unidades de custo à vontade.

Trabalhar em uma empresa grande é diferente: todo mundo bate ponto e, quem não bate, é terceirizado. A maior parte das soluções de controle corporativo trabalham com base em horas, até porque os recursos são distribuídos entre vários projetos e sua alocação é toda baseada em horas. Desta forma, e isso pode soar como óbvio, FAÇA SEU CONTROLE DE ALOCAÇÃO DE RECURSOS EM HORAS! Evite qualquer outra forma de controle, a não ser para pacotes de trabalho que forem terceirizados.

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E então: MS Project ou Excel?

Quando comecei a gerenciar projetos grandes, caí na besteira de modelar cenários em Excel. Na verdade, foi necessário. Eu precisei simular diferentes cenários para que a diretoria tomasse uma decisão – em um dos projetos que gerenciei – e isso me levou para longe do MS Project. Migrar o cenário estabelecido para o MS Project foi traumático. Quando você planeja no Project, ele automatiza uma série de informações que no Excel não são automatizadas. Tome muito cuidado! Evite fazer migrações de uma ferramenta para outra. Dê sempre preferência para o Project, mesmo que você não saiba utilizar muito bem.

Calma! Não é para usar o Excel?

Eu utilizo o Excel para tudo. Você pode usar ele como quiser, mas preste atenção no ambiente: sua empresa trabalha com qual ferramenta de gerenciamento de projetos? Se sua organização utiliza o Project, você vai ser um ponto fora da curva utilizando o Excel para gerir projetos. Vai estar fora do padrão. Caso você seja um empreendedor individual, use o que quiser. Eu sempre usei Excel em meus projetos e continuarei usando. Hoje tenho de usar o Project, mas uso pela empresa. Gosto de criar planilhas super especiais e customizadas, o que não dá para fazer em outras ferramentas. Contudo…

O MS Project é MELHOR para PROJETOS!

Não se engane: se você muda uma tarefa, uma data, no MS Project, ele muda tudo que está vinculado àquela tarefa – datas, custos e etc. Ele é todo automatizado. Se você fizer isso no Excel, vai enfrentar um grande problema. O Excel precisa que você automatize tudo, faça a planilha ficar viva. Então a não ser que você queira reinventar o Project no Excel, utilize o Project. EU utilizo o Excel para meus projetos PESSOAIS porque são pequenos. Se você quer usar o Excel para projetos grandes, tome cuidado e dê-se ao trabalho de criar fórmulas inteligentes.

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