Reuniões mais Produtivas: confira dicas e boas práticas para fazer uma

Reuniões mais Produtivas: confira dicas e melhores praticas

Reuniões produtivas são encontros entre pessoas com o intuito de tomar ou alinhar uma decisão, estabelecer metas e objetivos, direcionar novas ações, avançar na discussão de um tema complexo e importante ou apresentar os resultados de um projeto. Por vezes, a maioria dos gerentes de projetos e líderes sentem que suas agendas estão lotadas de reuniões que acabam apenas desperdiçando o tempo.

Dessa forma, precisamos mudar nossa percepção em relação às reuniões. Isso porque esses encontros são momentos cruciais na gestão e precisam acontecer com regularidade, organização e, principalmente, com horário para começo e fim. Desta forma, elaborei esse post com algumas das melhores dicas para ter reuniões mais produtivas, seja presencial ou a distância. Confira!

Tornando as suas reuniões mais produtivas

Quais são os tipos de reuniões?
O primeiro passo para realizar reuniões mais produtivas é identificar qual o tipo de reunião que você irá participar ou organizar. A partir disso, você saberá quem precisa convidar, qual a pauta da reunião e quanto tempo ela pode durar. No infográfico abaixo destaco as principais informações sobre reuniões de decisão, discussão e apresentação:

Agora que você sabe qual tipo de reunião ira convocar ou participar, confira as dicas:  

  • Pré-reunião
    Prepare-se para se inteirar dos assuntos a serem discutidos (ou indique, por exemplo, que tipo de leitura precisa ser feita antes da discussão);  
  • Estabeleça um horário
    Deixe muito claro o horário de início da reunião, na abertura da reunião e apresentação da pauta informe o tempo definido para cada assunto da reunião e limite para a discussão; 
  • Inclua na rotina do seu time as dailys
    Inspiradas na metodologia ágil, são reuniões curtas de 15 a 20 minutos que facilitam o acompanhamento da equipe;  
  • Registre através de Ata tudo que foi decidido
    Todos os registros e informações importantes devem ser compartilhar com as partes interessadas. O mediador da reunião, não pode se esquecer de exercer seu papel, guiando a discussão para o objetivo final;  
  • Apresentações devem ser usadas apenas quando for relevante
    Gráficos e recursos  visuais podem te ajudar a explicar melhor o seu ponto.  

Dicas extras 

Marque para as 10h da manhã 
Às 10h costuma ser o melhor horário para ter uma reunião mais produtiva, pois cada pessoa tem seu relógio interno. Contudo, por mais que existam diferenças entre nós, às 10h, todas as pessoas devem estar mais alertas, faça chuva ou sol. 

Seja interativo(a) ou descarte a reunião 
Entre os aspectos que colaboradores levam em consideração para avaliar uma reunião, a interatividade é o principal. Então, coloque-os efetivamente na conversa. Pergunte, use-os como exemplo, enfim, abra espaço para que participem. 

Reuniões remotas: como torná-las produtivas?  

A pandemia causada pelo novo Coronavirus (COVID-19) fez com que muitas empresas recorressem ao trabalho remoto para cumprir com as medidas de isolamento social. Desta forma, as reuniões remotas – ou as famosas calls – se tornaram ainda mais presentes na rotina dos trabalhadores. 

Os direcionamentos para uma boa reunião remota são parecidos com as reuniões presenciais, mas existem alguns pontos de atenção para esse modelo. 

Uma pesquisa publicada no El país concluiu de que nós enquanto humanos nos sentimos mais cansados depois de reuniões remotas, devido à ausência de linguagem corporal – que faz toda a diferença no momento de troca de informações -, nosso cérebro precisa se esforçar muito mais para compreender o que está sendo dito.  

Os dados da pesquisa ainda revelam que um dia de reuniões presenciais pode não ser tão exaustivo quanto um dia de reunião remota! Desta forma, confira no infográfico abaixo as principais dicas técnicas e rituais para antes e durante a reunião remota. 

Sobre o autor:

Tiago Villarvas é consultor de planejamento e controle na empresa Servmar – Serviços Técnicos Ambientais Ltda, em São Paulo capital. Possui sólida experiência de mais de 17 anos em gestão de áreas contaminadas, investigação, remediação, gerenciamento de resíduos, resposta a emergências e facilites.

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