Você se comunica bem em seus projetos ?

Você se comunica bem em seus projetos?

voce-se-comunica-bem-em-seus-projetos

 

Sabemos que o gestor de projetos gasta em cerca de 75% a 90% em comunicação nos projetos, portanto se você não comunica de forma eficiente, seu projeto estará fardado ao fracasso, pois como já mencionado em outros artigos, projetos são geridos por pessoas, realizados por pessoas e seus entregáveis são direcionados para outras pessoas.

Um dos maiores desafios enfrentados na gestão de projetos além de engajar as partes interessadas, é a dificuldade em estabelecer uma comunicação efetiva entre os membros do grupo responsável pela realização das tarefas.

Muitos gestores encaram a comunicação apenas como um meio de enviar e receber mensagens como feedbacks, por exemplo, mas a comunicação tem um papel mais importante do que se pensa. O gestor que conseguir planejar e implantar uma estrutura adequada de comunicação em projetos poderá tirar proveito de benefícios como o alinhamento das metas e objetivos do projeto com as da empresa.

A comunicação é o ponto-chave para garantir o sucesso de um projeto. Através de uma estrutura planejada, a comunicação terá um papel fundamental na hora de colocar todos os integrantes da equipe a par do que deve ser feito, como deve ser feito, que recursos terão para realizar o objetivo e o tempo limite ou prazo de entrega de tarefas individuais e coletivas.

É preciso saber utilizar as ferramentas e modelos de maneira eficiente a fim de levar a informação certa, às partes interessadas corretas e no tempo adequado, portanto o artigo da semana aborda sobre este tema “Comunicação”

Vamos lá !!!

Os Elementos da comunicação

Um modelo de comunicação possui os seguintes elementos:

  • Emissor: quem gera e emite a mensagem;
  • Receptor: quem recebe a mensagem, sua audiência;
  • Mensagem: aquilo que está comunicando (a mensagem);
  • Código: instrução que cria e controla a relação entre significante (palavra) e significado conteúdo);
  • Repertório: cultura, valores, experiência, conhecimento;
  • Veículo: meio físico usado para transportar a mensagem até o receptor;
  • Ruídos: Interferência de ordem física, psicológica ou cultural.

O que é uma Comunicação Efetiva?

Para se obter uma comunicação efetiva, o emissor deve emitir uma mensagem clara, e de fácil entendimento, a fim de persuadir o receptor a emitir a resposta esperada pelo emissor e para isso, o emissor deve procurar evitar os ruídos como:

  • Uso de gírias ou jargões;
  • Fatores emocionais;
  • Percepções de Personalidade;
  • Má interpretação das palavras;
  • Distância física;
  • Distração no ambiente;
  • Excesso de informação (principalmente desnecessárias);

Uma vez que o Gerente de projetos esteja atento a estas informações, é possível minimizar e até mesmo evitar os ruídos na comunicação.

A importância da comunicação em projetos

A realização das atividades em grupo ou individual tem como meta utilizar parte dos recursos disponíveis para produzir um produto ou serviço com metodologias e prazos previamente definidos para a entrega. A comunicação deve garantir que isso aconteça mantendo a sintonia entre gestores, colaboradores, fornecedores e clientes de forma a atender os critérios de qualidade. Devido a essa importância da comunicação em projetos, gestores devem dedicar uma atenção especial a esse aspecto.

É importante também que o gestor do projeto tenha a capacidade de autoavaliação quanto suas habilidades de comunicação, e caso necessário poderá melhorar suas habilidades através de técnicas e treinamentos.

Plano de comunicação na gestão de projetos

A estrutura da comunicação na gestão de projetos pode ser definida por três etapas fundamentais que deverão compor um processo eficiente.

  1. Identificação dos receptores: o primeiro passo é identificar quem receberá as mensagens e a quem deverão responder. Gestores, colaboradores, fornecedores e até mesmo clientes podem ser esses receptores que irão constituir o grupo responsável pelo projeto.
  2. Meios e modelos de comunicação: o segundo passo do planejamento de uma comunicação efetiva no projeto é a definição das ferramentas que serão utilizadas (e-mail, grupos fechados em mídias sociais, ferramentas de comunicação em software próprio, chats, entre outros.) na transmissão das informações e o seu modelo personalizado (design, estrutura de escrita, etc.) para se obter a máxima exatidão da compreensão acessando uma informação de qualidade.
  3. Frequência da comunicação: o terceiro e último passo consiste em apontar a frequência necessária que as informações precisam ter para atender as necessidades do grupo e projeto. Informação em grande quantidade pode ser desnecessária e atrapalhar o desempenho. Já em menores quantidades pode não ser suficiente para uma produtividade adequada.

Conclusão

Para que o seu plano de comunicação na gestão de projetos seja eficiente é importante nomear um profissional responsável para garantir que a estrutura da comunicação se mantenha em perfeito funcionamento após a sua implantação para atender as necessidades da equipe e projeto antes, durante e depois da conclusão das tarefas.

Se você gostou do texto, compartilhe para que para que atinja outras pessoas.

Clique aqui e veja uma aula sobre a certificação PMI-RMP (especialista em riscos) com nosso professor Alexandre Vignado – faça esta aula gratuitamente e aprenda mais!

Assine a newsletter do prof. Frederico Aranha


#
Fale com o Site Campus

Tags: , , , ,